Maak mail merge met Word - een gids
De standaardletterfunctie in Word is zeker een van de meest populaire functies in tekstverwerking. Als u er een beetje bekend mee bent, kunt u in de toekomst eenvoudig honderden letters maken met slechts een paar klikken.
Het pad naar het massadocument
De standaardbrief bestaat uit twee delen, het hoofddocument - dat over het algemeen hetzelfde is voor alle ontvangers, en de individuele gegevens van de individuele ontvangers. Met drie muisklikken bent u in het juiste menu.
- Selecteer eerst het menu-item "Zending" op het tabblad Word.
- Open vervolgens het submenu in de groep "Start samenvoegen".
- Voor uw eerste standaardbrieven moet u zich toevertrouwen aan de "Afdruk samenvoegassistent".
De Afdrukassistent van Word - een handig hulpmiddel voor uw eerste pogingen
- Eerst moet u een documenttype kiezen in de Afdruk samenvoegen-assistent - in ons geval "brieven".
Het startdocument - de basis voor uw standaardbrief
Het start- of hoofddocument is de eigenlijke brief waaraan u later de lijst met ontvangers toevoegt. Nogmaals, u hebt verschillende opties om uit te kiezen:
- U gaat door met uw werk terwijl het Word-document al is geopend.
- U selecteert een sjabloon en past deze aan uw behoeften aan.
- U opent een brief die al is gemaakt.
De lijst met ontvangers - het belangrijkste onderdeel van de seriële documenten
Met goed gestructureerde ontvangerslijsten bespaart u uzelf in de toekomst veel werk. Neem daarom enkele minuten van tevoren de tijd om goed na te denken over welke gegevenscombinaties het meest geschikt zijn voor uw doeleinden. Moeten er meerdere lijsten zijn of slechts één en welke gegevens moeten in elk geval worden vastgelegd. Hoe preciezer u van tevoren plant, hoe vloeiender de standaardbrieven later worden. De Afdruk samenvoegen assistent biedt u toegang tot verschillende gegevensbronnen:
- U selecteert een bestaande lijst met ontvangers.
- U hebt toegang tot uw Outlook-contacten.
- U maakt nu een nieuwe lijst.
De laatste stappen - de afzonderlijke onderdelen worden de serieletter
Nadat u de juiste componenten hebt geselecteerd, hoeft u ze alleen maar in een standaardbrief samen te voegen.
- Plaats eerst het adresblok op de daarvoor bestemde plaats in uw document.
- Doe hetzelfde met de begroetingsregel.
- Dit is meestal voldoende, maar u kunt natuurlijk nog meer velden toevoegen als u dat wilt. Wanneer u alle velden hebt ingevoerd, is uw standaardbrief gereed.
U vindt de functie voor standaardbrieven natuurlijk niet alleen in MS Office, maar ook in andere Office-pakketten, zoals Open Office of Libre Office. Deze instructies zijn gemaakt met Word 2010.