Outlook: Maak een mailinglijst van Excel-spreadsheet - hoe het werkt
In deze praktische tip laten we u zien hoe u een mailinglijst kunt maken van een Excel-adreslijst in Outlook.
Stap 1: Pas de Excel-adreslijst aan voor de Outlook Mail-distributielijst
Voordat u uw contactpersonenlijst in Outlook kunt importeren, moet u deze eerst voorbereiden. Anders kan Outlook uw spreadsheet niet aan. Het volgende voorbeeld is gebaseerd op Office 2007, de verschillen met Office 2010 worden in de tekst vermeld. We zullen de afzonderlijke stappen opnieuw toelichten in de onderstaande fotogalerij.
- Selecteer alle rijen en kolommen die u wilt invoegen.
- In het lint onder "Formules" vindt u het item "Namen definiëren".
- Hier kunt u uw gemarkeerde gegevensrecords een naam geven (zie afbeelding). Kies bijvoorbeeld een naam zoals "Contacten" en klik op OK.
- Sla uw lijst op als een "xls" -bestand of als een csv. Outlook kan het nieuwere xlsx-formaat niet "begrijpen".
- Uw adressenlijst is nu klaar om te worden geïmporteerd in Microsoft Outlook. Sluit nu Excel.
Stap 2: Integreer Excel-tabel in Outlook
U kunt nu uw contactgegevens als volgt in Outlook importeren:
- Outlook 2007: Open het tabblad "Start" en klik op "Importeren / exporteren ...". In Outlook 2010 kunt u naar het dialoogvenster "Importeren" gaan via "Bestand | Openen".
- De "Import / Export-assistent" wordt geopend. Selecteer "Importeren uit andere programma's of bestanden" in de lijst en klik op "Volgende".
- Selecteer in het volgende venster "Microsoft Excel". Klik op "Volgende" om uw invoer te bevestigen.
- Ga naar "Bladeren ..." en selecteer de eerder opgeslagen Excel-lijst. Als u wilt voorkomen dat duplicaten uit de lijst worden gemaakt, moet u ook de optie "Geen duplicaten importeren" aanvinken.
- Selecteer "Contacten" als de doelmap.
- Markeer de regel "Contacten importeren in de map: Contacten". Als u in de eerste stap een andere naam hebt toegewezen, wordt deze weergegeven in plaats van "Contacten". Klik vervolgens op "Map (aangepaste) velden toewijzen".
- Aan de linkerkant ziet u nu uw waarden uit de tabel. Wijs ze nu met slepen en neerzetten aan de velden aan de rechterkant toe. Een voorbeeld: u wijst de naam "Tony Stark" toe aan het veld "Naam". Het bijbehorende e-mailadres staat in het gedeelte 'E-mail'. U kunt natuurlijk ook andere waarden toewijzen, zoals adres, telefoonnummer, fax etc.
- Bevestig uw invoer met Ok en klik op "Voltooien".
- Nu hebt u uw adressenlijst vanuit Excel in Outlook geïmporteerd.
Stap 3: maak een mailinglijst
Nu hoeft u alleen nog maar een distributielijst te maken. In nieuwere versies van Outlook wordt deze lijst "contactgroep" genoemd.
- Navigeer onder "Bestand" naar "Nieuw" en selecteer "Distributielijst" (Outlook 2007). In Outlook 2010 maakt u een distributielijst via het item "Contacten" (linksonder) en vervolgens in de menubalk "Nieuwe contactgroep".
- Klik op "Leden selecteren" en selecteer "Contacten" rechts van het Adresboekraster.
- Nu kunt u een willekeurig aantal geïmporteerde contacten aan de lijst toevoegen. Bevestig uw keuze met Ok.
- U kunt nu de distributielijst een naam geven. Bevestig uw invoer met "Opslaan & Sluiten".
Opmerking: deze praktische tip werd uitgevoerd met Excel 2007 en Outlook 2007. Afhankelijk van de versie kunnen de afzonderlijke stappen enigszins afwijken van de instructies.
Deze praktische tip legt uit hoe u een tweede tijdzone in Outlook instelt.