Outlook-agenda: afspraken beheren - de beste tips
Wilt u uw afspraken in de Outlook-agenda eenvoudiger beheren? We tonen u de beste tips om uw Outlook-afspraken beter te organiseren.
Tip 1: Nodig deelnemers uit voor een Outlook-afspraak
Als u een vergadering plant, kunt u de gewenste deelnemers rechtstreeks uitnodigen via de gemaakte Outlook-afspraak. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Schakel over naar de Outlook-agendaweergave en open een nieuwe afspraak met de knop "Nieuwe afspraak".
- U kunt nu een bericht achterlaten voor de deelnemers in het tekstveld, dat vervolgens in de e-mailuitnodiging zal verschijnen.
- Klik in het menu "Start" op "Deelnemers uitnodigen" onder "Deelnemers".
- Voer de e-mailadressen van alle deelnemers in.
- Controleer de tijd en datum opnieuw en klik op "Verzenden".
- Als u vervolgens de tijd, datum of de deelnemers wijzigt, kunt u de informatie opnieuw naar alle deelnemers verzenden of alleen naar de nieuwe deelnemers.
Tip 2: Deel de kalender zonder privéafspraken
Om het gemakkelijker te maken om afspraken met uw collega's te plannen, moet u uw agenda's met elkaar delen.
- In de agendaweergave vindt u links een lijst met uw agenda's ("Mijn agenda's"). Klik met de rechtermuisknop op de kalender die u wilt delen.
- Kies onder 'Share' de optie 'Share Calendar'.
- Er wordt een e-mail geopend met de opties voor delen. Voer nu de e-mailadressen in van alle collega's die toegang moeten hebben tot uw agenda. U kunt ook vragen dat de agenda's van uw collega's worden vrijgegeven.
- Onder "Details" kunt u bepalen hoeveel genodigden uit uw agenda kunnen zien. De optie "Alleen beschikbaarheid" geeft bijvoorbeeld alleen de geblokkeerde afspraken weer zonder verdere informatie over de betreffende vergadering.
- Voeg indien nodig een informatietekst toe aan uw uitnodiging en klik op "Verzenden".
Tip 3: Maak afspraken uit de Outlook-serie
Voor reguliere vergaderingen kunt u ook een reeks afspraken maken in Outlook, bijvoorbeeld voor wekelijkse vergaderingen met het team:
- Selecteer in de afspraakweergave in het menu "Start" onder "Opties" de knop "Serie type".
- Definieer nu het tijdstip van de afspraak voor de serie.
- Onder "Reeksvoorbeelden" definieert u het ritme waarin de afspraak moet plaatsvinden, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
- Onder "Reeksduur" kunt u een startdatum definiëren waarop de afspraak voor het eerst plaatsvindt, evenals het aantal herhalingen.
De getoonde tip verwijst naar Microsoft Outlook Professional Plus 2013 in verband met een Microsoft Exchange-server. In andere versies kunnen de menu-items variëren. In verdere praktische tips leggen we uit hoe u uw Outlook-agenda naar een ander e-mailprogramma kunt exporteren of hoe u oude agenda-items kunt verwijderen.