Outlook: automatisch afdrukken van bepaalde inkomende e-mails
In Outlook kunt u bepaalde nieuwe inkomende e-mails automatisch laten afdrukken. We laten u zien hoe het werkt.
Outlook: druk e-mails automatisch af
U kunt regels gebruiken om Outlook opdracht te geven bepaalde inkomende e-mails automatisch naar de printer te sturen. Op dit punt kunt u ook criteria definiëren die beslissen over een afdruk:
- Om deze regel te definiëren, opent u het "Postvak IN" en klikt u op "Regels" op het tabblad "Start" op het tabblad "Start" op het lint van de nieuwste Outlook-versies zoals 2007 en 2010, en klikt u vervolgens op "Regels en meldingen beheren" in het volgende menu.
- Open in oudere versies van Outlook de menuopdracht "Extra | Regels en meldingen".
- Klik vervolgens op "Nieuwe regel" om de regelwizard te starten.
- Selecteer onder "Regel maken zonder sjabloon" het item "Regel toepassen op berichten die ik heb ontvangen" en klik op "Volgende".
- Op de volgende pagina definieert u voorwaarden waaraan een inkomend bericht moet voldoen om deze regel uit te voeren. U kunt de regel bijvoorbeeld alleen toepassen op berichten die alleen aan u zijn geadresseerd door de optie "die alleen naar mij is verzonden" te activeren.
- Bevestig uw keuze met "Next". Als u wilt dat Outlook de regel op alle inkomende berichten toepast, gebruikt u "Volgende" zonder vooraf andere opties te activeren. U moet dit vervolgens opnieuw bevestigen in een afzonderlijk dialoogvenster.
- Op de volgende pagina bepaalt u wat er met het betreffende bericht moet gebeuren. Activeer "print ze" om ze direct naar de printer te sturen. U kunt ook aanvullende acties definiëren. Bevestig ten slotte met "Volgende".
Voeg uitzonderingen toe voor automatisch afdrukken van e-mail
U kunt nu uitzonderingen opgeven:
- U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om geen automatische antwoorden af te drukken door een vinkje te plaatsen voor "tenzij het een automatisch antwoord is". Klik opnieuw op "Volgende".
- Geef op de laatste pagina van de wizard de regel een betekenisvolle naam zoals "Berichten onmiddellijk afdrukken" onder "Stap 1: Voer regelnaam in". Klik op "Voltooien" om het eindelijk te maken. Zorg ervoor dat er een vinkje staat voor de optie "Deze regel activeren".
Opmerking: het wordt ten zeerste aanbevolen om voorwaarden en uitzonderingen voor de regel te definiëren om onnodig automatisch afdrukken van alle e-mails en de bijbehorende papierverspilling te voorkomen. Bovendien moet u een extra actie gebruiken om een afgedrukt bericht van het "Postvak IN" naar een andere map te verplaatsen om een overzicht te behouden. Tip: we leggen hier uit hoe u toegang krijgt tot e-mails in Outlook met behulp van een toetsencombinatie.