Maak een standaardbrief met Excel en Word
U kunt ook een gegevensbron maken voor een Word-samenvoeging vanuit een Excel-spreadsheet. Maak een Excel-bestand zoals gewoonlijk en vul het met gegevens. We lichten de verdere stappen in deze praktische tip toe aan de hand van een voorbeeld.
Word-mail samenvoegen met Excel als gegevensbron
Maak voor het voorbeeld eerst een Excel-bestand volgens de afbeelding. Start vervolgens Word en volg de onderstaande instructies.
- Ga naar het tabblad "VERZENDINGEN" in Word.
- Klik op "Ontvanger selecteren" en vervolgens op "Bestaande lijst gebruiken".
- Selecteer in het volgende dialoogvenster het zojuist gemaakte Excel-bestand en bevestig met "Openen".
- In het volgende venster moet u de tabel in het Excel-bestand selecteren waarin de gegevens beschikbaar zijn. In dit geval zou dit tabel 1 zijn. Vink "Eerste gegevensreeks bevat kolomkoppen" aan en klik op "OK".
Voeg samenvoegvelden in
Omdat u het vorige dialoogvenster met "OK" hebt bevestigd, gebruikt u Excel als gegevensbron. Om dit aan te tonen, voegt u samenvoegvelden als volgt aan uw samenvoegbewerking toe.
- Ga terug naar het tabblad "VERZENDINGEN" en klik op "Voeg samenvoegveld in". De vermeldingen in de vervolgkeuzelijst komen overeen met de kolomkoppen in uw Excel-bestand.
- Stel een klein adresblok samen door eerst het veld "Voornaam" in te voegen, vervolgens "Achternaam" en vervolgens "Adres" hieronder.
- Klik nu opnieuw op het tabblad "SHOWINGS" op "Preview results".
Word toont nu het eerste item in het Excel-bestand. Klik voor de tweede persoon op de blauwe pijl rechts van de knop "Voorbeeldresultaten". Met deze pijlen kunt u alle ontvangers doorlopen die Word heeft gelezen uit het Excel-bestand. Dit heeft het voordeel dat u de letter en de lay-out duidelijk en uniform op één Word-pagina hebt. Dit betekent dat eventuele wijzigingen onmiddellijk op alle ontvangers worden toegepast. Als er nieuwe ontvangers worden toegevoegd, kunt u deze eenvoudig toevoegen aan het Excel-bestand en ze zijn al beschikbaar in uw standaardbrief.
Deze instructies zijn van toepassing op Outlook 2010/2013. Hier vindt u tips over voorwaardelijke opmaak in Excel.