Excel: sta alleen bepaalde waarden toe - hoe het werkt
Met gegevensvalidatie kunt u alleen bepaalde waarden in cellen in Excel toestaan. Dit betekent dat u er onmiddellijk voor zorgt dat onjuiste invoer niet kan worden gemaakt. Dit is met name handig als het bestand door meerdere personen wordt bewerkt.
Sta alleen bepaalde waarden toe in Excel
De volgende instructies werken met alle versies van Excel 2007.
- Selecteer een cel of gebied dat u wilt controleren terwijl u typt.
- Navigeer in de menubalk of het lint naar Gegevens> Gegevensoverzicht> Gegevensoverzicht.
- In het volgende venster definieert u de bijbehorende criteria voor de geldigheidscontrole op het tabblad "Instellingen".
- In het veld "Toestaan" kunt u kiezen tussen "Geheel getal", "Decimaal", "Lijst", "Datum", "Tijd", "Tekstlengte" en "Aangepast". Elke waarde is hier standaard toegestaan.
- Afhankelijk van de selectie, hebt u de optie onder Gegevens om waarden nog preciezer te beperken. U kunt bijvoorbeeld alleen een datum tussen 01/01/2017 en 31/12/2017 toestaan.
- Als u meteen vaste waarden wilt opgeven, kiest u "Lijst".
- Voer de gewenste waarden in, gescheiden door een puntkomma.
- Als de vermeldingen al in een tabel voorkomen, klikt u op de knop in het veld "Bron", navigeert u naar het bijbehorende blad in de werkmap, markeert u het relevante gebied en bevestigt u de selectie met "Enter".
- U ziet dan een vervolgkeuzepijl naast het toegewezen veld voor gegevenscontrole. Nu kan een waarde uit de lijst worden geselecteerd.
- Geef bovendien op hoe lege cellen moeten worden behandeld tijdens het vinkje door het selectievakje "Lege cellen negeren" in of uit te schakelen.
- Als u de gegevenscontrole wilt verwijderen, selecteert u de cellen die niet meer moeten worden gecontroleerd. Navigeer naar Data> Data Review> Data Review en klik vervolgens op de knop "Alles wissen".
Voer invoer- en foutmeldingen in voor de gegevenscontrole
U kunt gebruikers van de bestandsinformatie over het verwachte formaat en informatie over ongeldige vermeldingen geven. Voer hiervoor een overeenkomstige tekst in voor elke geldigheidscontrole.
- Onder Gegevenscontrole vindt u naast het tabblad "Instellingen" het "Invoerbericht" en "Foutbericht".
- Vink "Toon invoerbericht aan wanneer rij is geselecteerd".
- Voer een titel en het verklarende bericht in. Zodra de cursor in de betreffende cel staat, krijgt de gebruiker deze informatie als een pop-up te zien.
- Doe hetzelfde voor het foutbericht.
- Als een ongeautoriseerde waarde is ingevoerd, wordt deze informatie weergegeven. De verkeerde waarde wordt niet overgenomen en de gebruiker moet een correcte invoer maken.
- Als de juiste waarden zijn ingevoerd, wordt dit bericht niet dienovereenkomstig weergegeven.
Als gegevens niet kunnen worden overschreven, kunt u cellen vergrendelen en beschermen in Excel. U kunt lezen hoe u dit kunt doen in de volgende praktische tip.