Excel: labels maken
Met Microsoft Excel kunt u niet alleen tabellen berekenen, maar ook databases beheren om er labels van te maken. Hier laten we u een voorbeeld zien van het afdrukken van adresetiketten. Hetzelfde principe werkt natuurlijk met andere gegevensrecords - ongeacht of u uw kruidenrek wilt herschrijven of uw eigen visitekaartjes wilt maken.
Feed Excel met labelgegevens
Voordat u begint met het maken van uw labels, hebt u eerst een tabel nodig waarin alle informatie die u wilt afdrukken is opgeslagen.
- Open Excel en maak een nieuw document.
- Voer nu de koppen voor de afzonderlijke kolommen in op de eerste regel van de tabel. In deze praktische tip noemen we de velden met voornaam, achternaam, straat, huisnummer enzovoort.
- Voer nu de informatie van elke afzonderlijke gegevensrecord regel voor regel in uw tabel in.
- Sla de spreadsheet op en sluit Excel.
Maak labels in Word
Gebruik de functie Afdruk samenvoegen in Word om labels te maken van de gegevensrecords in uw Excel-tabel.
- Open Word en selecteer het tabblad "Mailings".
- Klik uiterst links op Labels en klik vervolgens op de knop Opties in het dialoogvenster Enveloppen en etiketten die verschijnt.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu onder »Labelleverancier« de fabrikant van uw etiketvellen en uit de lijst onder het overeenkomstige etiketnummer. Deze informatie is te vinden op de verpakking van de blanco etiketten en meestal ook op de achterkant van de afzonderlijke vellen. Bevestig uw selectie door op "OK" te klikken.
- Terug in het dialoogvenster "Enveloppen en etiketten" klikt u op de knop "Nieuw document" om een documentsjabloon met de geselecteerde etiketafmetingen te maken.
- Selecteer in uw nieuwe document opnieuw het tabblad "Zendingen", klik op "Ontvanger selecteren" en in het vervolgkeuzemenu op "Selecteer bestaande lijst" om uw Excel-tabel met de gegevensrecords te openen.
- Selecteer vervolgens de spreadsheet waaruit de relevante gegevensrecords zich bevinden. Zorg ervoor dat het vinkje voor »Eerste gegevensreeks met kolomkoppen« is ingesteld en klik op »OK«.
- Klik op het veld "Samenvoegveld invoegen" en Word opent een lijst waarin u de kolomkoppen uit de tabel kunt vinden. Voeg alle vereiste informatie toe met een dubbelklik en klik op "Sluiten".
- Schik nu de ingevoegde velden op het eerste label. In ons voorbeeld plaatsen we een spatie tussen de voor- en achternaam en een alinea vóór de postcode.
- Zodra u tevreden bent met het resultaat, klikt u op het kleine pictogram voor "Labels bijwerken" in het gebied "Velden schrijven en invoegen". Word past nu de gegevensvelden toe voor alle labels op de pagina.
- U kunt de afzonderlijke labels opnieuw controleren voordat u gaat afdrukken door op de knop "Voorbeeldresultaten" te klikken.
- Klik op de knop "Voltooien en samenvoegen" en in het vervolgkeuzemenu op "Documenten afdrukken".
- Bevestig in het dialoogvenster door op "OK" te klikken dat u alle gegevensrecords wilt afdrukken.
- Plaats de blanco etikettenvellen in uw printer en klik op "OK".
Deze praktische tip werd uitgevoerd met Office 2013, maar het werkt ook in Office 2010. Overigens kun je met Excel en Word niet alleen heel gemakkelijk labels maken, maar ook letters vormen. We zullen u laten zien hoe u dit hier kunt doen.