Gebruik Excel als database - hoe het werkt
Als u alleen een kleine database zonder complexe query's nodig hebt, kunt u Excel ook als database gebruiken. Zo bespaart u de kosten voor MS Office Access en kunt u uw gegevens nog steeds relatief goed beheren.
Maak een database in Excel
In ons kleine voorbeeld maken we een leveranciersdatabase.
- Nadat u hebt overwogen welke informatie in de database moet worden beheerd, verspreidt u de gegevens verstandig in de kolommen.
- Plaats indien mogelijk de gegevens waarvoor u query's wilt maken in een aparte kolom.
- We voorzien de respectieve kolommen van zelfverklarende koppen zoals leveranciersnaam, straat, postcode, stad, contactpersoon, telefoonnummer, leverancier sinds, leverancier voor, levertijd, kortingen, enzovoort.
- In de eerste kolom plaatsen we een intern leveranciersnummer. Zodat u de ID-nummers later kunt toewijzen, bestaat het uit een of meer letters, afhankelijk van het aantal tabellen dat u wilt maken, en vervolgens een volgnummer. De letters zijn afkortingen voor de respectieve tabellen. In de leveranciers tabel zou het dus een L. zijn
De database functioneert in Excel
In Excel kunt u geen SQL-query's maken die zo complex zijn als in Access, maar de spreadsheet heeft ook enkele databasefuncties.
- Om toegang te krijgen tot de databasefuncties, klikt u op het tabblad "Formules".
- Selecteer de knop "Functie invoegen" in het lint.
- Onder "Functie invoegen" vindt u de optie "Database" in het vervolgkeuzemenu van "Categorie selecteren".
- De databasefuncties die beschikbaar zijn in Excel worden vervolgens weergegeven onder "Functie selecteren".
- Als u op de afzonderlijke functies klikt, krijgt u een uitleg waarvoor u de betreffende databasefunctie kunt gebruiken.