ERP: Enterprise Resource Planning - dat zit erachter
In veel middelgrote en grote bedrijven vormen ERP-systemen de ruggengraat van het bedrijf. We leggen het belang van het concept uit en laten u zien hoe het in het bedrijf wordt geïmplementeerd.
ERP is een ondernemerstaak
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning - in goed Engels: business resource planning. Dit betekent de tijdige en op behoeften gebaseerde planning en controle van alle middelen die in het bedrijf voorkomen.
- Operationele middelen omvatten middelen zoals machines, gebouwen, het wagenpark, maar ook licenties en kennis. Dit omvat ook materiaal dat bijzonder belangrijk is voor productie, kapitaal, personeel en informatie- en communicatietechnologie. Dit laatste is onmisbaar geworden in het tijdperk van voortschrijdende digitale transformatie.
- Alle middelen moeten zodanig worden gepland en beheerd dat ze in de juiste hoeveelheid, op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn.
- De focus ligt hierbij op bedrijfswaarde, die zo hoog mogelijk moet zijn. Hiervoor moeten de processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd, optimaal op elkaar worden afgestemd.
Een klein voorbeeld
Stel dat een fabriek auto's produceert. Het volgende - zeer vereenvoudigde - voorbeeld laat zien welke factoren in een enkele volgorde moeten worden beschouwd en welke dingen met elkaar samenhangen.
- De bestelling laat zien hoeveel auto's van welk model de klant zou willen hebben geleverd en wanneer.
- Geschikt materiaal is nodig voor productie. Dit kunnen grondstoffen zijn, maar ook onderdelen die door leveranciers worden vervaardigd. Er zijn dus betrouwbare leveranciers nodig. Het materiaal moet worden betaald. Dienovereenkomstig zijn liquide middelen vereist.
- De machines waarop de auto's worden geproduceerd, moeten ook beschikbaar zijn. Dit betekent dat ze niet alleen functioneel moeten zijn, ze mogen niet worden geblokkeerd door een andere bestelling. En wanneer de bestelling is geproduceerd, moeten de machines natuurlijk voor een andere taak worden gebruikt.
- Ten slotte moet het personeel ook beschikbaar zijn, rekening houdend met werkuren, vakantie en ziekte, om de machines te bedienen.
- Al deze informatie vloeit samen in productieplanning. Het productieplan moet zodanig worden opgesteld dat alle auto's klaar en geleverd zijn op de afgesproken datum.
- Met betrekking tot de levering spelen logistieke problemen een rol. Dit gaat over het plannen van de expediteur of mogelijke capaciteiten voor tijdelijke opslag.
- Als de klant de goederen heeft ontvangen, moet hij ervoor betalen. Dan gaat het allemaal om geld en de taken van de boekhouding, die alle processen moet boeken.
ERP-software ondersteunt op alle gebieden
Het voorbeeld laat zien dat het bijna onmogelijk is om alle componenten handmatig of met behulp van eenvoudige Excel-tabellen te plannen. Om deze reden zijn er tegenwoordig krachtige ERP-systemen die alles met computerondersteuning aanpakken. ERP-programma's zijn meestal zeer complexe softwareoplossingen die de bedrijfsgebieden bestrijken en met afzonderlijke modules verbinden.
- Typische modules zijn materiaalbeheer (inkoop, opslag, planning), productieplanning en -controle en financiën en boekhouding. Deze laatste omvatten boekhouding, fondsenwerving en -beheer en betalingen.
- Er zijn ook modules voor verkoop en marketing en voor controle. HR wordt meestal beheerd in een geïntegreerd gebied. Loonlijst of tijdregistratie kan bijvoorbeeld worden verwerkt met behulp van het ERP-systeem.
- Veruit het grootste en meest toonaangevende ERP-systeem ter wereld is dat van het Duitse bedrijf SAP. Het wordt gebruikt door meer dan 400.000 klanten, vult duizenden datacenters en heeft talloze IT-serviceproviders, systeemhuizen en consultingbedrijven in dienst. SAP bestaat uit veel meer dan de gebruikelijke modules. Het bestrijkt bijna elk onderdeel van het bedrijf en heeft speciale modules voor verschillende industrieën, zoals energieleveranciers, gezondheidszorg of banken - om maar drie voorbeelden te noemen.
- Grote ERP-programma's worden ook aangeboden door Oracle en Microsoft. Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze erg complex en duur zijn en speciaal opgeleid personeel nodig hebben aan de gebruikerskant en van systeembeheerders. Kleinere bedrijven hoeven het niet zonder ERP-applicaties te doen. SAGE kan bijvoorbeeld passende oplossingen vinden voor de grootte van het bedrijf.
Met een klein bedrijf of een eenmansbedrijf is een ERP-oplossing niet op zijn plaats. Een gratis boekhoudprogramma is hier vaak voldoende. In het volgende artikel geven we u een overzicht van de beste gratis programma's.