Maak een rooster in Excel: een beknopte handleiding
Met veranderende werktijden is het niet altijd eenvoudig om overzicht te houden. Een ongecompliceerd rooster in Excel kan erg handig zijn. We laten u zien hoe u snel een ploeg of werkplan kunt maken met Office 2010.
De structuur van het ploegenschema
Ons rooster bestaat in principe uit slechts drie componenten:
- De koptekst waarin de verschillende ploegentypes en de bijbehorende tijden worden vermeld.
- De zijbalk met de datum en dag van de week
- De tabel waarin u uw respectieve lagen invoert.
Verschuivingsplan voor werknemers
Dit rooster is vooral bedoeld voor werknemers die hun diensten willen opschrijven.
- Als u een rooster voor uw werknemers wilt maken, volgt u eerst deze instructies.
- Voeg vervolgens eenvoudig een paar regels toe onder de dagen van de week - afhankelijk van hoeveel werknemers per ploeg werken.
- Daar vult u vervolgens de namen in van uw werknemers die u wilt toewijzen aan de relevante diensten.
1. Het formaat van de werkkalender
Formatteer eerst de rijen en kolommen volgens uw vereisten.
- Ga naar de kolomkop en klik op kolom D.
- Beweeg de muis over de rechterlijngrens en sleep de kolom tot een breedte van 5 cm.
- Dubbelklik op het "opmaaksymbool" in de snelstartbalk van het "Startmenu".
- Formatteer vervolgens de kolommen F, H, J en L 5 cm breed op dezelfde manier.
- Verhoog de kolommen E, G, I en K elk tot 15 cm.
- Selecteer voor de kolom M een breedte van 30 cm.
2. Label de koptekst van het rooster
Voer je ploegentypes in de kop in. In ons voorbeeld zouden dit de vroege, tussentijdse, late en nachtdiensten zijn. Als u minder of meer lagen heeft, past u de velden eenvoudig aan.
- In de eerste rij begint u met cel A1 en voert u daar "januari" of een andere maand in.
- Cel E1: vroeg
- Cel G1: Tussen
- Cel I1: laat
- Cel K1: nacht
- Cel M1: opmerkingen
- Noteer op de tweede rij de respectieve kantooruren.
3. Formatteer de tijdvakken in het ploegenschema
Zoals zo vaak het geval is, zijn er natuurlijk een breed scala aan ontwerpopties. In ons voorbeeld hebben we twee kolommen gekozen, die elk de datum en de bijbehorende dag van de week vermelden.
- Klik op kolom B in de kop van het werkblad.
- Klik met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen.
- Selecteer de optie "Cellen opmaken".
- Klik vervolgens op het tabblad "Nummers".
- Selecteer "Datum" in de "Categorie".
- Selecteer onder "Type" het vijfde item in de vorm "14.03.01".
- Bevestig uw selectie met "OK".
4. Vul de twee kolommen van het rooster met leven
In de volgende stap voert u snel de datum en dag van de week in.
- Klik in de eerste stap op cel B4.
- Voer daar de datum "01/01/14" in.
- Klik vervolgens op het kleine vierkantje rechts onderaan en houd de muisknop ingedrukt. Sleep de muis omlaag totdat de laatste dag van de maand verschijnt.
- De procedure in cel C4 is bijna identiek. Klik op de cel.
- Voer de eerste dag van de week in - in ons geval woensdag.
- Doe dan hetzelfde als voor de datum. Klik op het kleine zwarte vierkant en sleep de dagen van de week omlaag met de linkermuisknop ingedrukt tot het einde van de maand.
5. Afwerking in uw werkagenda
Tot slot nog een paar visuele maten zoals lettergrootte, vetgedrukt lettertype en de bovenste rij gerepareerd. Dankzij de fixatie zie je nog steeds de kop van het ploegenschema, zelfs als je naar beneden moet scrollen. Meer tips over het onderwerp "lettertypen in Excel" vindt u hier.
- Klik op de rand van regel 1. Gebruik de symbolen bovenaan het programma om de lettergrootte in te stellen op 14 en vet en de tekst te centreren.
- Stel in regel 2 de lettergrootte in op 12 en lijn ook de tekst in het midden uit.
- Selecteer het tabblad "Beeld" bovenaan het programma.
- Klik op het menu-item "Venster vastzetten".
- Selecteer de optie "Topline vastzetten" in het contextmenu.
Nu passen we de frames aan.
- Markeer vervolgens de cellen van E5 tot K4 en omlaag tot E34 - K34.
- Druk op de rechtermuisknop en klik op "Cellen opmaken" in het contextmenu.
- Selecteer het tabblad "Kader".
- Selecteer het type "Interieur" onder "Voorkeuren".
- Bevestig met "OK".
- Houd de [CTRL] -toets ingedrukt en klik op kolommen F, H, J en L.
- Ga naar het tabelsymbool in het tabbladmenu en selecteer "Geen kader".
6. Voer services in
Nu kunt u uw lagen invoeren, bijvoorbeeld door X in de bijbehorende cel te schrijven. Of u kunt in de bijbehorende cel klikken en de knop "Cellen vullen" gebruiken om een mooie kleur te selecteren waarmee u uw service markeert.
$config[ads_text6] not found- In ons voorbeeld hebben we voor de duidelijkheid ook de zondagen in kleur gemarkeerd. Om dit te doen, markeert u de overeenkomstige cellen en selecteert u een geschikte kleur met de knop "Cellen vullen".
Als u meteen een jaarkalender wilt maken, kopieert u eenvoudig uw nieuw gemaakte servicekalender en wijzigt u de twee kolommen, datum en weekdag. Hier kunt u lezen hoe u de afzonderlijke werkbladen op het onderstaande tabblad kunt hernoemen.