Access Tutorial: de basis uitgelegd
Wilt u voor het eerst een database met Access maken? In deze zelfstudie leggen we de belangrijkste basisprincipes en termen uit Access-versie 2010 uit.
Structuur van een Access-database
Naast de tabellen worden query's, formulieren, rapporten, macro's en modules gebruikt in Access.
- Alle gegevens zijn in eerste instantie georganiseerd in tabellen. Een tabel kan bijvoorbeeld adressen of artikelinformatie bevatten. De gegevens worden bewaard in kolommen en rijen.
- De rijen worden records genoemd en de kolommen worden velden genoemd.
- Met query's kunt u de gegevens in de tabellen filteren, combineren of berekenen. Hiertoe worden verschillende tabellen indien nodig via relaties met elkaar verbonden.
- De gegevens worden door de respectieve gebruiker in formulieren ingevoerd. De gegevens kunnen ook in formulieren worden bekeken. U kunt queryresultaten in formulieren laten uitvoeren.
- Rapporten zijn vergelijkbaar met formulieren en worden gebruikt voor afdrukken.
- Macro's worden gebruikt om werkprocessen te automatiseren. Verschillende acties, zoals menuopdrachten, kunnen automatisch na elkaar worden uitgevoerd.
- In modules kunt u functies en procedures opslaan die u zelf hebt geprogrammeerd met VBA.
Ontwerp een Access-database
Een database begint in je hoofd. Het is belangrijk om de structuur vooraf te definiëren.
- Bedenk welke gegevens (bijv. Artikelen, bestellingen, klantinformatie) uw database moeten bevatten.
- Verdeel de verschillende datums in onderwerpen. Elk onderwerp wordt later opgenomen in een aparte tabel.
- Bepaal welke informatie in elke tabel moet worden opgeslagen. In een tabel met artikelen hebt u bijvoorbeeld de artikelnaam, het artikelnummer en de prijs als kolomkoppen nodig.
- Om dubbele gegevensrecords te voorkomen, definieert u een zogenaamde primaire sleutel. Dit zorgt ervoor dat er geen redundante gegevens kunnen ontstaan. Voor artikelen zou het artikelnummer de primaire sleutel zijn.
- Definieer de relaties tussen de afzonderlijke tabellen. Als u later query's uit verschillende tabellen wilt maken, moeten de tabellen worden gekoppeld. Bij het bestellen worden bijvoorbeeld ook artikelnummers vastgelegd. Dus de relatie tussen de itemtabel en de ordertabel zou het veld Artikelnummer zijn.
Weergaven in een Access-database
U hebt altijd ten minste twee verschillende weergavetypen voor elk object.
- In de ontwerpweergave geeft u op welke velden u wilt gebruiken en stelt u opties in. U ontwerpt de weergave in formulieren en rapporten.
- De gegevensbladweergave toont de inhoud van tabellen en de resultaten van zoekopdrachten.
- Voor formulieren en rapporten worden de gegevens weergegeven in de formulier- of rapportweergave.
Maak de eerste eenvoudige Access-database
Het begin van elke database is de tabel.
- Navigeer in het menu Build naar de knop Table Design.
- Voer de naam van de velden in de kolom "Veldnaam" in. Geef de velden een naam, bijvoorbeeld artikelnaam, artikelnummer, etc.
- Vervolgens definieert u het gegevenstype. In het geval van een artikelnaam is het tekstveld een goede keuze. Access biedt u hier een selectie.
- Als u overschakelt naar de gegevensbladweergave, kunt u testgegevens invoeren.
- Als u meerdere tabellen hebt gemaakt, definieert u nu relaties tussen de tabellen. Selecteer hiervoor de knop "Relaties" op het tabblad "Databasehulpmiddelen".
- Met de muis kunt u een lijn tussen de velden trekken.
- Als u gefilterde gegevens in een formulier of rapport wilt weergeven, selecteert u de opdracht "Queryontwerp" op het tabblad "Maken". Voeg een of meer tabellen toe waarvan u velden wilt gebruiken door te klikken op.
- Selecteer de velden die u wilt gebruiken uit de tabellen. Sleep een veld uit de lijst naar een lege kolom of dubbelklik op een item in de lijst.
- Als u meerdere tabellen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u de relaties correct hebt gedefinieerd.
- Bewaar de tafel.
- Om een formulier te maken, gaat u naar het tabblad "Maken" en selecteert u "Formulierontwerp".
- Klik vervolgens op "Bestaande velden toevoegen" in de groep "Extra". Selecteer nu de velden uit tabellen of de query die u zojuist hebt gemaakt en plaats ze in het concept.
- U hebt nu uw eerste eenvoudige database in Access gemaakt.
In de volgende praktische tip leest u hoe u een kruistabelquery uitvoert in Access.