Toegang: standaardwaarden voor velden instellen en ophalen

In Access kunt u een standaardwaarde voor tabelvelden instellen en de gegevensspecifieke specificatie ophalen. U kunt hier stapsgewijze instructies vinden.

Microsoft-toegang: vermijd onjuiste gegevensinvoer met standaardwaarden voor tabelvelden

Als standaardwaarden voor bepaalde tabelvelden kunnen worden geïdentificeerd, moet u deze al in de veldeigenschappen instellen. In de formulierweergave verschijnt de standaardwaarde al in het invoerveld en hoeft deze alleen handmatig te worden ingevoerd als de werkelijke waarde verschilt.

• Wanneer u een nieuwe tabel maakt, opent u de ontwerpweergave door te dubbelklikken op "Tabelontwerp" op het tabblad "Maken". Als u een bestaande tabel wilt bewerken, opent u deze ook in de ontwerpweergave. De eenvoudigste manier om te schakelen tussen ontwerpweergave en gegevensbladweergave is door de twee pictogrammen in de rechterhoek van de statusbalk onder aan het scherm Toegang te gebruiken.
• U kunt nu de veldnamen en het veldgegevenstype van uw tabel definiëren of bewerken. In de kolom »Veldgegevenstype« kunt u een vervolgkeuzemenu oproepen. Selecteer het juiste gegevenstype, bijvoorbeeld "Nummer".
• Nadat u het gegevenstype hebt gedefinieerd, ziet u een overzicht van de veldeigenschappen direct in het onderste derde deel van het ontwerpvenster. Daar vindt u ook de vermelding "Standaardwaarde". Voer de standaardwaarde voor het veld daar in, bijvoorbeeld "0" (zonder aanhalingstekens).

Microsoft Access: definieer standaardwaarden met de expressiegenerator

Voor verschillende gegevenstypen moeten de standaardwaarden op een gedefinieerde manier worden opgegeven. Zodat u niet altijd deze uitdrukkingen aanwezig hebt, biedt Access u de uitdrukkingsgenerator. Lees hier hoe u deze kunt openen en gebruiken.

• U hebt bijvoorbeeld "Datum / tijd" als het veldgegevenstype geselecteerd en wilt de huidige datum als standaardwaarde in uw tabel uitvoeren. Klik hiertoe met de muis in het veld Standaardwaarde in het onderste deel van het ontwerpvenster. Aan het einde van dit veld ziet u nu drie kleine puntjes. Gebruik dit pictogram om de expressiegenerator op te roepen.
• U kunt de uitdrukkingsgenerator gebruiken om op te roepen welke uitdrukkingswaarden u als standaardwaarden kunt gebruiken. Als u bijvoorbeeld op »Functies« -> »Geïntegreerde functies« -> »Datum / tijd« klikt, ziet u alle mogelijke specificaties in de container »Expressiewaarden« die u kunt gebruiken als standaardwaarde voor het uitvoeren van een datum.
• Als u op een uitdrukkingswaarde klikt, wordt de uitdrukking onder de container blauw weergegeven, die u moet invoeren in het veld »Standaardwaarde«. Dit beschrijft welke waarde wordt uitgevoerd met behulp van de uitdrukking. U moet bijvoorbeeld "= Dat ()" (zonder aanhalingstekens) invoeren, zodat de huidige datum altijd als standaardwaarde wordt uitgevoerd.

Deze praktische tip is gebaseerd op Access 2013, maar kan vanaf 2007 voor alle Access-versies worden gebruikt. Het is vaak handig om het Access-lint voor uw eigen doeleinden te vereenvoudigen.