Toegang: de belangrijkste filters voor formulieren
In formulieren hebt u verschillende opties voor het filteren van uw gegevens in Access zonder dat u query's hoeft te maken. In deze praktische tip leest u wat de belangrijkste filters zijn.
Toegang: gebruik algemene filters voor formulieren
Met het algemene filter kunt u waarden selecteren. Tekstfilters zoals "Bevat" of "Gelijk" zijn ook mogelijk met dit type filter. U kunt de hier beschreven procedures gebruiken vanaf Access 2010.
- U kunt slechts algemene filters op één veld toepassen. Als u meerdere velden wilt filteren, moet u de filters afzonderlijk toepassen of een geavanceerde filteroptie gebruiken.
- Navigeer naar het veld dat u wilt filteren.
- Klik nu op "Filter" in het lint op het tabblad "Start".
- Als u een formulier in de tabelweergave hebt, kunt u ook op de pijl in de veldkop aan de rechterkant van de kolom klikken.
- De mogelijke filteropties worden nu weergegeven.
- U kunt nu de veldinhoud van A tot Z sorteren in oplopende of aflopende volgorde.
- U ziet ook een lijst met alle waarden die in het huidige veld zijn opgeslagen.
- U kunt de selectievakjes gebruiken om op een of meer waarden te filteren. Verwijder de vinkjes als u de inhoud van het resultaat wilt uitsluiten.
- Selecteer "Tekstfilter" om gedetailleerde resultaten te krijgen. Als u bijvoorbeeld namen wilt filteren op een formulier dat de letter T bevat, selecteert u "Bevat" en voert u een T in.
- Soms zie je het algemene filter niet. Dit komt omdat deze optie niet beschikbaar is voor velden van de typen "Ja / Nee", "OLE-object", "Memo" en "Bijlage".
Toegang: gebruik op selectie gebaseerde filters
Als u een filter wilt instellen voor een specifiek geselecteerde veldinhoud, kunt u dit doen met het op selectie gebaseerde filter.
- Navigeer naar "Start" in het lint en klik op "Selectie" in de groep "Sorteren en filteren".
- U krijgt nu een vervolgkeuzelijst met de beschikbare filteropties voor uw selectie.
- U hebt bijvoorbeeld een studentenlijst en u hebt een veld geselecteerd met het item "Student". Het op selectie gebaseerde filter biedt nu verschillende filteropties rond de term 'student'. Filter "Bevat studenten" krijg je in het resultaat van alle studenten in je klas. De studenten zijn uitgesloten van het resultaat.
- De opties voor op selectie gebaseerde filters verschillen ook afhankelijk van het gegevenstype.
Toegang: gebruik op formulieren gebaseerde filters
Dit filter helpt u als u meerdere velden op één formulier wilt filteren.
- Klik op het tabblad Start in de groep Sorteren en filteren op Geavanceerd> Op formulieren gebaseerd filter.
- Access maakt nu een leeg formulier met uw velden.
- U kunt zoveel velden invullen als u wilt met filtercriteria.
- Access toont u vervolgens overeenkomende records.
- Met dit filter kunt u de volgende veldtypen niet gebruiken: "Multi-value", "Memo", "Hyperlink", "Yes / No" en "OLE-object".
Toegang: maak uw eigen criteria met het speciale filter
Soms zijn de standaardfilters niet voldoende. Met het speciale filter kunt u uw filtercriteria zelf schrijven. Om dit filter correct te gebruiken, moet u al bekend zijn met het maken van query's.
- Open uw formulier in de formulierweergave.
- Zorg ervoor dat er nog geen gegevens zijn gefilterd.
- Klik hiervoor op "Geavanceerd" en "Wis alle filters" in de groep "Sorteren en filteren" op het tabblad "Start".
- Als "Alle filters wissen" is verborgen, zijn er geen filters actief en kunt u doorgaan naar de volgende stap.
- Klik opnieuw op "Geavanceerd" en vervolgens op "Speciale filters / sorteren".
- Voeg de velden uit de lijst toe waarop u een filter wilt toepassen.
- Voer de gewenste criteria in op de regel "Criteria" van de velden.
- De criteria zijn gegroepeerd. U krijgt alleen de gegevensrecords te zien die aan alle criteria van alle velden voldoen.
- Als u alternatieve criteria nodig heeft voor een enkel veld, voert u het eerste criterium in op de regel "Criteria" en het volgende criterium op de regel "Of".
- Alle criteria die u gebruikt in de regel "Of" worden gefilterd als alternatief voor het criterium in de regel "Criterium".
- Als u bijvoorbeeld "leerling" als criterium invoert, ontvangt u alleen resultaten met deze vermelding. Als u "leerling" invoert onder "Of", ontvangt u gegevens die zowel de leerling als de leerling omvatten.