Maak een vakantiemelding in Outlook - Zo werkt het
Vakantiemelding instellen: in Microsoft Outlook kunt u automatisch op inkomende e-mails reageren met een vakantiemelding als u lange tijd niet beschikbaar bent. We laten u twee manieren zien om vakantiemeldingen in te stellen.
1. Outlook: snel naar de vakantienota via "Automatische antwoorden"
Als u een afwezigheidsnotitie in Outlook wilt instellen zonder speciale regels, kan dit vrij snel worden gedaan via "Automatische antwoorden". De volgende instructies werken met alle huidige Outlook-versies.
- Start Outlook en klik links bovenaan op het tabblad "Bestand".
- Klik onder "Accountgegevens" op de knop "Automatische antwoorden".
- Hier kunt u de periode selecteren waarin de afwezigheidsmelding wordt verzonden. Activeer hiervoor de optie "Automatische antwoorden verzenden" en stel de begin- en einddatum in. Als u hier niets invoert, wordt het automatische antwoord onmiddellijk en "voor altijd" verzonden.
- Als u Outlook voor bedrijven gebruikt, is het ook logisch om een enigszins ontspannen afwezigheidsrapport voor uw collega's te maken ("Binnen mijn organisatie") en een meer formele voor zakelijke contacten ("Buiten mijn organisatie").
- In de tekst moet u de einddatum van uw vakantie of uw afwezigheid vermelden. Het is ook een goed idee om een vertegenwoordiger aan te wijzen voor zakelijke verlofnotities waarmee uw contactpersoon contact kan opnemen voor dringende zaken.
- Met "OK" bevestigt u de vakantiemelding. Alle e-mails vanaf de starttijd worden nu beantwoord met de tekst die u hebt ingevoerd.
Voorbeeldtekst voor afwezigheidsnotities
- U kunt uw afwezigheidsverklaring formuleren volgens het schema op de screenshot.
- In onze fotogalerij vindt u ook andere sjablonen voor vakantienotities.
2. Definieer Outlook vakantiemelding als regel
U kunt ook een regel gebruiken om notities voor buiten kantoor te maken. Dit is een beetje ingewikkelder, maar het stelt je ook in staat om verschillende e-mails buiten kantoor te sturen voor verschillende ontvangers. De instructies kunnen enigszins variëren, afhankelijk van de versie van Office.
- Nadat u Outlook hebt gestart, klikt u op het tabblad "Bestand". De categorie "Informatie" moet hier al zijn geselecteerd.
- Klik hieronder op "Regels en meldingen beheren". Er wordt een nieuw venster geopend.
- Op het tabblad "E-mailregels" staat het item "Nieuwe regel". Selecteer hier 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang'.
- Hieronder kunt u de gevallen selecteren waarvoor afzenders (bijvoorbeeld met bepaalde woorden) de vakantiemelding moeten verzenden. Als u wilt dat het afwezigheidsbericht naar alle afzenders van de ontvangen e-mails wordt verzonden, selecteert u "Via accountaccountnaam" en kiest u het gewenste e-mailaccount (in het geval u meerdere accounts beheert met Outlook).
- Selecteer in het volgende venster wat er met de ontvangen e-mail moet gebeuren. Om ze met een sjabloon te beantwoorden, moet u "antwoorden op een specifieke sjabloon" aanvinken. Om de sjabloon (Word-bestand) te selecteren, klikt u op de blauwe tekst ("van een specifieke sjabloon"). De vakantiemelding is nu actief.
In deze praktische tip leest u hoe u automatische e-mailforwarding instelt in Outlook.